Справочник по Excel 2002


Обновление записей и создание отчетов на основе базы данных


Из сохраненных данных можно создавать отчеты или использовать их как любую базу данных. Чтобы изменить данные в записи, следует повторно открыть и изменить сохраненную копию формы, связанной с этой записью. При удалении копии формы соответствующая запись остается в базе данных, а все ее будущие обновления необходимо будет выполнять из программы управления базой данных. Удалить эту запись можно как любую другую в базе данных этого типа.

Создание шаблона для добавления записей в базу данных

  1. Откройте книгу, в которую будут вводиться данные, копируемые в базу данных.
  2. Подписи следует вводить в ячейку над или слева от той, в которую требуется поместить вводимые данные. Подписи будут использоваться как имена полей в базе данных.
  3. В меню Данные выберите команду Мастер шаблонов.
  4. Следуйте инструкциям мастера. Для получения справки для шага нажмите кнопку Справка в окне мастера.

    Примечания

    • Если на шаге 4 мастера шаблона при создании базы данных были включены записи из существующих книг, то расположение данных в существующих книгах должно соответствовать расположению ячеек, выбранных для полей данных. Например, если в мастере шаблонов будет указано, что данные в ячейке D4 на листе «Личные _данные» связаны с полем «Код сотрудника» в базе данных, во всех имеющихся книгах с данными, которые требуется добавить в базу данных, код сотрудника также должен храниться в ячейке D4 на листе «Личные_данные».
    • Если соответствие нарушено, то мастер добавит неполные или пустые записи в базу данных.
    • Если на шаге 2 мастера шаблонов был выбран тип базы данных dBASE или Microsoft FoxPro, можно выбрать только папку, в которой содержится база данных. Не следует включать имя файла в поле Укажите имя и положение базы данных. В противном случае при выборе базы данных отображается сообщение «Непредвиденная ошибка».
    • Для того чтобы шаблон стал доступным всем пользователям, сохраните шаблон в доступном месте в сети. Затем требуется создать ярлык для папки или шаблона, а пользователи, в свою очередь, должны поместить этот ярлык в свою папку «Шаблоны».




    Начало  Назад  Вперед